طريقة كتابة كتاب رسمي
تُعدُّ كتابة الكتاب الرسمي إحدى المهارات الأساسية في مجالات متعددة تشمل الإدارة، التعليم، الأعمال، القطاع الحكومي، والمؤسسات الدولية. يُستخدم الكتاب الرسمي كوسيلة معتمدة للتواصل بين الجهات، ويوثق المراسلات والمطالبات والقرارات بأسلوب مهني وواضح. ومن المهم للغاية أن يلتزم كاتب الكتاب الرسمي بمجموعة من المعايير اللغوية والتنظيمية الدقيقة، لأن أي خلل في هذه العناصر قد يؤثر على فعالية الرسالة أو حتى يؤدي إلى تجاهلها.
يتطلب إتقان كتابة الكتاب الرسمي فهماً عميقاً لبنية النص الرسمي، وأسلوب اللغة المستعملة، والصيغ المعتمدة، بالإضافة إلى إدراك دقيق للغرض من الرسالة والسياق المؤسسي الذي تُكتب فيه. هذا المقال يقدم دليلاً شاملاً لكتابة كتاب رسمي باحترافية، مستعرضاً الخطوات، المكونات، المعايير الشكلية واللغوية، وأبرز الأخطاء الواجب تجنبها.
أولاً: مفهوم الكتاب الرسمي وأهميته
الكتاب الرسمي هو وثيقة مكتوبة تُستخدم للتواصل الرسمي بين الأفراد أو المؤسسات، وتتميز بأسلوب لغوي جاد ورصين، وتُكتب بصيغة محددة تخضع لأصول إدارية وقواعد تنظيمية صارمة. ولهذا النمط من الكتابة وظائف متعددة، منها:
-
تقديم طلب رسمي.
-
إرسال إشعار أو تنبيه.
-
عرض شكوى أو استفسار.
-
توثيق اتفاقيات أو تعميمات.
-
طلب معلومات أو مستندات.
-
نقل قرارات أو تعليمات إدارية.
تُعتمد الكتب الرسمية في كافة القطاعات الحكومية والخاصة، وهي مرجع موثوق للتواصل بين المستويات الإدارية المختلفة، ما يجعل من الضروري الالتزام الكامل بالمهنية والدقة في صياغتها.
ثانياً: الخصائص العامة للكتاب الرسمي
للكتاب الرسمي عدد من الخصائص التي تميّزه عن غيره من أنماط الكتابة:
-
الرسمية في اللغة: تُستخدم لغة عربية فصحى واضحة خالية من التعابير العامية أو المجازية.
-
الدقة والوضوح: تُصاغ الجمل بطريقة مباشرة لا تحتمل التأويل.
-
الاختصار: تُجنّب الإطالة غير الضرورية، ويُركّز على صلب الموضوع.
-
التنظيم الهيكلي: يلتزم بهيكل معين من العنوان إلى الخاتمة.
-
الحياد: يخلو من التحيز الشخصي أو العاطفة.
-
المرجعية الإدارية: يتضمن معلومات المؤسسة المرسلة والجهة المستقبِلة.
ثالثاً: مكونات الكتاب الرسمي
يجب أن يحتوي الكتاب الرسمي على عناصر تنظيمية أساسية لا غنى عنها. وفيما يلي تفصيل دقيق لأهم هذه المكونات:
1. رأس الصفحة
يتضمن عادة ما يلي:
-
شعار المؤسسة أو شعار الدولة (في حال المراسلة الحكومية).
-
اسم المؤسسة المرسلة.
-
رقم الكتاب وتاريخه: يُكتب رقم صادر أو وارد مع التاريخ الهجري أو الميلادي.
-
المرجع: يُذكر المرجع في حال كان هناك وثائق أو مكاتبات سابقة.
2. المرسل إليه
يُذكر اسم الجهة أو الشخص المرسل إليه، متبوعاً باللقب الوظيفي مثل:
“سعادة مدير عام…”، أو “إلى السيد مدير…”، مع الحرص على استخدام ألقاب رسمية محترمة.
3. التحية الافتتاحية
عبارة موجزة مثل:
“السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، أو “تحية طيبة وبعد”، وتُكتب في بداية متن الكتاب.
4. الموضوع
يتم ذكر عنوان موجز يوضح مضمون الرسالة، مثل:
الموضوع: طلب إذن رسمي بتنفيذ فعالية.
5. المتن (الفقرة الرئيسية)
وهو الجزء الأهم ويتضمن:
-
مقدمة موجزة: تشرح خلفية الموضوع أو السياق الإداري المرتبط.
-
العرض: يُفصل فيه محتوى الطلب أو الملاحظة أو الشكوى.
-
النتيجة أو الطلب النهائي: يُحدد ما يُرجى من الطرف الآخر اتخاذه أو الاستجابة له.
6. الخاتمة
تُكتب بأسلوب مهني يتسم بالاحترام، مثل:
“وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير”، أو “شاكرين لكم تعاونكم”.
7. التوقيع
ويتضمن:
-
اسم الموقّع.
-
الوظيفة.
-
الختم الرسمي (إن وُجد).
رابعاً: النموذج الهيكلي لكتاب رسمي
يمكن تلخيص الشكل النموذجي للكتاب الرسمي كما يلي:
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| شعار المؤسسة | يوضع في أعلى الصفحة |
| التاريخ | يكتب في الزاوية العليا اليمنى أو اليسرى |
| رقم الكتاب | رقم تسلسلي صادر أو وارد |
| المرسل إليه | الاسم والوظيفة |
| التحية | تحية رسمية موجزة |
| الموضوع | عبارة مختصرة عن مضمون الرسالة |
| المتن | يتضمن العرض والمضمون الأساسي |
| الخاتمة | صيغة ختامية مهذبة |
| التوقيع | الاسم، الوظيفة، الختم الرسمي |
خامساً: الصيغ الرسمية المعتمدة
تعتمد الكتابة الرسمية على مجموعة من العبارات والصيغ الجاهزة التي تُستخدم حسب الغرض من الكتاب. ومن بين هذه الصيغ:
-
عند الطلب:
“نرجو منكم التكرم بالموافقة على…”
“نأمل من سعادتكم النظر في…” -
عند الاعتذار أو الرفض:
“نأسف لعدم تمكننا من…”
“نعتذر عن قبول الطلب نظرًا لـ…” -
عند التذكير أو المتابعة:
“نود تذكيركم بما تم الاتفاق عليه في…”
“نفيدكم بأنه لم يتم حتى الآن…” -
عند الإشعار أو الإعلام:
“نفيدكم بأنه قد تم…”
“يرجى العلم بأن…”
سادساً: أهم المعايير اللغوية في الكتاب الرسمي
ينبغي التقيد بقواعد لغوية دقيقة تضمن وضوح الرسالة وقوتها، ومن أبرز هذه القواعد:
-
استخدام المبني للمجهول عند الحاجة للحياد: مثل “تمت الموافقة على…” بدلاً من “وافقنا على…”.
-
تجنب استخدام ضمير المتكلم بصيغة فردية: يتم استخدام صيغة الجمع (نحن)، تعبيراً عن المؤسسة لا الفرد.
-
تجنّب الكلمات العاطفية أو المبالغة: مثل “نتوسل إليكم” أو “رجاؤنا الكبير”.
-
الحرص على الإملاء السليم وعلامات الترقيم: حيث تعكس الاحترافية.
-
التدرج المنطقي في عرض الفكرة: تبدأ من العام إلى الخاص.
سابعاً: تصنيف الكتب الرسمية حسب الغرض
يمكن تصنيف الكتب الرسمية إلى أنواع متعددة بحسب طبيعتها والغرض منها، ومن أبرزها:
| النوع | الوصف |
|---|---|
| كتب طلب | يُستخدم لتقديم طلب خدمة، إذن، معلومات |
| كتب استفسار | تهدف للحصول على معلومات أو إيضاحات |
| كتب شكوى | تُعرض فيها مشكلة أو خلل |
| كتب شكر وتقدير | تُستخدم للتعبير عن الامتنان |
| كتب توجيه أو تعليمات | تُرسل من مستوى إداري أعلى إلى أدنى |
| كتب إشعار أو تنبيه | تُستخدم لتوثيق مخالفة أو إنذار |
ثامناً: خطوات إعداد كتاب رسمي بشكل عملي
لضمان صياغة كتاب رسمي مثالي، يُنصح باتباع الخطوات التالية:
-
تحديد الغرض من الكتاب بدقة: ما المطلوب؟ ومن المتلقي؟
-
جمع البيانات اللازمة: مثل الأسماء، التواريخ، المرجع القانوني أو الإداري.
-
اختيار الصيغة المناسبة: تتوافق مع طبيعة المؤسسة والجهة المرسَل إليها.
-
كتابة المسودة الأولية: بدون التزام كامل بالشكل، مع التركيز على المضمون.
-
مراجعة الأسلوب والصياغة: تصحيح الأخطاء اللغوية والنحوية.
-
التأكد من سلامة الشكل التنظيمي: وجود الترويسة، التاريخ، التوقيع…
-
اعتماد الكتاب من الجهة المخولة: قبل إرساله رسميًا.
تاسعاً: أبرز الأخطاء الشائعة في كتابة الكتب الرسمية
ينبغي تجنب عدد من الأخطاء التي تُضعف من قوة الكتاب أو تؤدي إلى تجاهله، ومنها:
-
استخدام لغة عامية أو غير رسمية.
-
الإطالة غير المبررة أو التكرار.
-
عدم وضوح المطلوب من الجهة المستقبِلة.
-
إغفال الترويسة أو الختم.
-
تضمين عبارات شخصية أو غير مهنية.
-
ضعف التنسيق البصري للكتاب (عدم محاذاة، خطوط مختلفة…).
عاشراً: الفرق بين الكتاب الرسمي والرسالة الإدارية
رغم التشابه الظاهري، إلا أن هناك فروقاً جوهرية بين الكتاب الرسمي والرسالة الإدارية:
| المقارنة | الكتاب الرسمي | الرسالة الإدارية |
|---|---|---|
| اللغة | أكثر التزامًا بالرسمية | قد تكون أقل صرامة |
| الشكل | نموذج موحّد ومعتمد | أكثر مرونة |
| الاستخدام | خارجي وداخلي | غالبًا داخلي |
| الطول | أقصر ومباشر | قد تكون أطول ومفصلة |
الحادي عشر: أهمية الأرشفة والتنظيم في الكتب الرسمية
الكتب الرسمية لا تُكتب فقط للقراءة، بل تُوثق وتُحتفظ بها ضمن أرشيف المؤسسة، لاستخدامها كمرجع في حال الحاجة القانونية أو الإدارية، ولهذا يجب أن يُراعى عند إعدادها:
-
التسلسل الزمني والرقمي.
-
تحديد الجهة المستقبلة بدقة.
-
إرفاق الوثائق عند الحاجة.
-
إرسال نسخة محفوظة في الأرشيف الإداري.
الثاني عشر: نماذج عملية لكتب رسمية
نموذج (1): كتاب طلب مشاركة في مؤتمر
التاريخ: 1446/11/10هـ
رقم الكتاب: 103/ص/2025
المرجع: تعميم الوزارة رقم 51/م/2025
الموضوع: طلب مشاركة في مؤتمر علمي
إلى سعادة مدير الإدارة العامة للموارد البشرية
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد،
بالإشارة إلى التعميم المشار إليه أعلاه، نرجو التكرم بالموافقة على ترشيح الموظف/ خالد صالح، لحضور المؤتمر العلمي المزمع عقده في جامعة الملك سعود، خلال الفترة من 20 إلى 22 ذو القعدة 1446هـ، لما لذلك من أهمية في تعزيز الكفاءة البحثية والتطوير المهني.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام،
المدير العام
د. محمد الأحمد
(توقيع وختم)
المصادر والمراجع
-
دليل إعداد الكتب الرسمية – وزارة التعليم السعودية (2020)
-
المرجع في المراسلات الإدارية – عبد القادر إبراهيم (دار المعرفة، 2017)
